Guide til sygefraværshåndtering
Find hjælp til, hvordan du fx skal indberette fraværet, og hvornår du kan søge om refusion af sygedagpenge.

Drypvist fravær
Vær særligt opmærksom på medarbejdere med gentagende kortvarigt fravær.

Det kan være tegn på mistrivsel hos medarbejdere.

Læs mere om kontakt til medarbejderen her

Læs mere om sygefraværssamtalen her

Læs mere om lægeerklæringer her

Læs mere om indberetning af fravær her

Kontakt til medarbejderen

Det er vigtigt at have en god kontakt til den sygemeldte medarbejder og få afdækket, om der er noget du, som leder, kan gøre for at hjælpe medarbejderen hurtigt tilbage på arbejde.

1-5-14 modellen
1-5-14 modellen betyder, at lederen kontakter medarbejderen første dag medarbejderen er syg og igen efter 5 og 14 dage.

Modellen opstiller nogle retningslinjer for, hvad der er hensigtsmæssigt at tale om på de forskellige tidspunkter.

Eksempler på spørgsmål

  • Hvordan går det?
  • Hvad står der i din kalender?
  • Er der noget, jeg kan hjælpe med?
  • Er der noget, som du går og tænker på?
  • Hvor længe tror du, at du er syg?
  • God bedring!

Husk, at du ikke må spørge om, hvad medarbejderen fejler.

1. dag

  • Leder hjælper med at håndtere evt. arbejdsopgaver, som medarbejderen ikke kan påtage sig pga. sygdom.
  • Dialog om hvor længe medarbejderen forventer at være fraværende.

5. dag

  • Leder følger op på, hvordan medarbejderen har det.
  • Er der noget lederen kan gøre for at hjælpe?
  • Dialog omkring forhold, der kan bringe den sygemeldte tilbage på arbejde.

14. dag

  • Leder kontakter medarbejderen og afklarer det videre forløb.
  • Leder vurderer, hvor længe medarbejderen vil være fraværende.
  • Leder forbereder medarbejder på, at han/hun indkaldes til sygefraværssamtale efter 4 ugers sygdom.

Sygefraværssamtalen

Du har pligt til at afholde en sygefraværssamtale med en sygemeldt medarbejder senest 4 uger efter 1. sygedag.

Baggrund for samtalen
Formålet med samtalen er at få belyst, hvornår og hvordan den sygemeldte medarbejder kan vende tilbage til arbejdet, og om der er behov for at iværksætte en kommunal indsats.

Forberedelse
Samtalen begynder allerede, når du indkalder til den.

Overvej derfor, hvad der virker bedst – et brev eller et telefonopkald.

Det er vigtigt, at den nødvendige tid afsættes, og at samtalen foregår i et uforstyrret lokale.

Tænk på forhånd over, hvad medarbejderen kan have af ønsker og behov, og forbered dine svar i forhold til, hvad medarbejderen kan tilbydes, fx omplacering eller andre opgaver i en periode.

Tal arbejde – ikke sygdom
Det er ulovligt at spørge medarbejderen om, hvad han eller hun fejler.

Hvis medarbejderen selv fortæller dig det, skal du være opmærksom på, at det er personfølsomme oplysninger.

Du må gerne spørge til, hvornår den sygemeldte medarbejder kan arbejde igen, og om der er arbejde han eller hun godt kan udføre, selvom vedkommende ikke er helt rask endnu.

Under samtalen skal I sammen finde løsninger, der kan forkorte sygefraværet.

Det er vigtigt at lytte til medarbejderen og ikke alene komme med færdige forslag.

Se på Youtube

Du skal acceptere cookies for at se denne video. Klik på videoen for at opdatere dit samtykke.

Se mulighederne
For den sygemeldte medarbejder kan det være grænseoverskridende at tale om arbejde.

Han eller hun kan være bekymret for, hvad du og kollegerne tænker, og selvtilliden kan have lidt et knæk.

Det er derfor vigtigt, at du fremtræder positivt og bidrager til at se muligheder frem for problemer.

Du kan eventuelt opfordre medarbejderen til at undersøge, hvorvidt deres forsikring eller pensionsordning giver mulighed for hjælp.

Lederens tjekliste til sygefraværssamtalen

Lægerklæringer

Dokumentation af sygdom
Du kan som arbejdsgiver forlange, at medarbej­deren inden for en rimelig frist dokumenterer, at fraværet skyldes sygdom.

Det kan ske ved en lægeerklæring tidligst på 4. dagen for fraværet.

Af­leveres tro og love-erklæringen for sent, bortfalder retten til sygedagpenge fra dig som arbejdsgiver fra og med den dag, hvor erklæringen skulle have været dig i hænde til og med den dag, hvor du rent faktisk modtager erklæringen.

Det gælder dog ikke, hvis der er en rimelig grund til at medarbejderen har overskredet fristen.

Friattest
Friattesten er dokumentation fra lægen for, at medarbejderen er syg og fraværet dermed lovligt.

Attesten kan alene udfærdiges under aktuelt fravær og tidligst på 4. dagen.

Det er dig som arbejdsgiver, der skal betale for attesten og medarbejderen, der skal indhente den hos lægen.

For både samtale og indhentning af helbredsoplys­ninger gælder, at du ikke må indhente oplysninger, som ikke har væsentlig betydning for medarbejde­rens arbejdsdygtighed.

Mulighedserklæring
Hvis der er usikkerhed omkring, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen kan varetage eller hvilke hensyn, der skal tages for, at medarbejderen kan genoptage arbejdet delvist eller fuldt ud, kan man udarbejde en mulighedserklæring.

Erklæringen sætter fokus på, hvilke muligheder medar­bejderen har for at fortsætte med at arbejde under sygdommen, og kan udfærdiges uden, at der er et aktuelt sygefra­vær.

Målet er arbejdsfastholdelse gennem hurtig tilba­gevenden til arbejdspladsen.

Første del af erklæringen udfyldes af dig som arbejdsgiver sammen med medarbejderen, hvorefter medarbejderen henvender sig til egen læge, som udfylder den anden del.

Erklæringen kan indhentes på ethvert tidspunkt i sygeforløbet eller i tilknytning hertil.

Det er dig, som arbejdsgiver, der skal betale for erklæringen

Varighedserklæring
Hvis medarbejderen er funktionæransat, kan du stadig indhente en såkaldt varighedserklæring efter funktionærlovens § 5, stk. 4. 

Du kan anmode om varighedserklæringen efter 14 dages sygdom og afgøre, om varighedserklæringen skal udstedes af medarbejderens egen læge eller en specialist, som medarbejderen vælger. 

Det er arbejdsgiver, der betaler for erklæringen.

Indberetning af fravær

Hvem indberetter?
Det er op til den enkelte virksomhed at have en plan for, hvem der indberetter sygefravær til kommunen.

Ofte er det løn- eller HR-afdelingen.

Sygefraværet skal altid indberettes via NemRefusion på Virk.dk.

Løn under sygdom
Hvis du betaler løn til medarbejderen under sygdom, skal du indberette medarbejdernes sygefravær til kommunen senest 5 uger efter første fraværsdag, hvis fraværet strækker sig ud over 30 dage, arbejdsgiverperioden.

Sygedagpenge under sygdom
Hvis du udelukkende betaler sygedagpenge til medarbejderen under sygdom, skal du indberette medarbejderens sygefravær til kommunen senest 1 uge efter, at du er stoppet med at udbetale sygedagpenge. Det gælder kun i de tilfælde, hvor fraværet strækker sig ud over arbejdsgiverperioden.

Hverken løn eller sygedagpenge
Hvis du hverken betaler løn eller sygedagpenge til medarbejderen under sygdom, skal alt sygefravær indberettes, uanset hvor lang tid medarbejderen er syg.

Du skal indberette medarbejderens sygefravær til kommunen senest 14 dage efter medarbejderens første fraværsdag.

Medarbejderens overenskomst
Det er medarbejderens overenskomst, der er afgørende for, om det er løn eller sygedagpenge, medarbejderen skal have udbetalt – både under og efter arbejdsgiverperioden.

Medarbejderen kan ikke få udbetalt begge dele.

Refusion af sygedagpenge

Betingelser for udbetaling af sygedagpenge
Du er forpligtet til at udbe­tale sygedagpenge, hvis medarbejderen har været ansat hos dig i de seneste 8 uger og i den periode været beskæftiget i mindst 74 timer.

Hvis du ikke udbetaler sygedagpenge eller løn, eller hvis medarbejderen har været syg længere end 30 dage, kan kommunen udbetale sygedagpenge.

Få refusion fra medarbejderens kommune
Hvis du som arbejdsgiver skal betale løn eller sygedagpenge under fravær i en længere periode, udover de 30 dages arbejdsgiverperiode, har du ret til at få refusion fra medarbejderens opholdskommune, hvis medarbejderen opfylder beskæftigelseskravene til at få sygedagpenge. Refusionen svarer til dagpengesatsen.

Du skal som arbejdsgiver selv anmode medarbejderens bopælskommune om refusion.

Vær opmærk­som på, at der er 5 ugers ansøgningsfrist fra 1. sygedag.

Får medarbejderen udbetalt sygedagpenge, overta­ger kommunen som hovedregel udbetalingen af dem efter arbejdsgiverperioden.

For medarbejdere i fleksjob eller med en §56-aftale, er der ingen arbejdsgiverperiode og dermed refusion fra 1. sygedag.

På NemRefusion får du hjælp til indberetning, anmodning om refusion og overholdelse af fristerne for indberetningerne.

Beskæftigelseskrav for medarbejderen
For at være berettiget til udbetaling fra kommunen skal medarbejderen opfylde et af de følgende beskæfti­gelseskrav:

  • Have været tilknyttet arbejdsmarkedet i de sidste 13 uger før sygefraværet og i denne periode have arbejdet i mindst 120 timer.
  • Have været berettiget til arbejdsløshedsdag­penge eller en ydelse, der træder i stedet for ifølge loven om arbejdsløshedsforsikring eller arbejdsmarkedsuddannelser.
  • Have afsluttet en erhvervsmæssig uddannelse på mindst 18 måneder inden for den seneste måned.
  • Være ansat i fleksjob.
  • Have en §56-aftale.
  • Hvis sygdommen skyldes en arbejdsskade.

Fast-track

Ekstraordinær tidlig indsats
Fra 1. januar 2015 har både du og din medarbejder mulighed for at sende en "fast-track anmodning" til kommunen inden sygefraværet har varet 5 uger.

Fast-Track kan iværksættes, hvis der er en forventning om, at medarbejderen ikke kan være klar til at vende tilbage i arbejde inden for 8 uger, eller der generelt er risiko for, om medarbejderen overhovedet kan vende tilbage til jobbet.

Fast-Track gør, at kommunen iværksætter en ekstraordinær hurtig og tidlig indsats i forhold til den sygemeldte medarbejder.

Medarbejderen vil blive indkaldt til kommunen senest 2 uger efter anmodningen og skal selvfølgelig selv være indforstået med at en tidlig indsats iværksættes. Dette afklares mellem medarbejderen og kommunen.

Medarbejderen vil blive bedt om at gå til sin læge, for at få lægens vurdering af mulighederne for at vende tilbage til arbejdet samt eventuelle skånehensyn.

Fastholdelse af medarbejder

Fastholdelsesplan
En sygemeldt medarbejder, der ikke forventer at være tilbage til arbejdet inden for 8 uger, kan anmo­de dig om en fastholdelsesplan, som er en plan for, hvordan pågældende kan fastholde sin tilknytning til arbejdspladsen.

Planen giver dig og medarbejde­ren en mulighed for at afstemme forventningerne og skabe tryghed for medarbejderen omkring fremtiden på arbejdspladsen.

Du har ret til at afvise at udarbejde planen.

Socialfaglige værktøjer

  • Mentorordning
  • Personlig assistance
  • Hjælpemidler
  • §56-aftale

Det er kommunen og jobcentret, der beslutter om medarbejderen er berettiget til ordningerne.